• Главная
  • Новости портала
  • Идеи для бизнеса
Главное меню
Открой бизнес
Открой бизнес
Идеи для бизнеса. Как начать своё дело
  • Идеи по размеру вложений
  • По сфере деятельности
  • Для Мужчин или Женщин
MENU CLOSE back  

Правила деловой переписки. Как правильно писать?

правила деловой переписки 1В работе любого бизнесмена есть мелочи, которые зачастую оказываются важнее каких-либо крупных свершений. Одна из таких мелочей – письменное общение с клиентами и партнерами, и только зная правила деловой переписки, предприниматель сможет любое письмо превратить в инструмент достижения своих целей и получения прибыли.

В целом, для работы с почтой предусмотрено всего 10 основных требований, и они помогут не только верно составлять письма, но и правильно работать с ними, не упуская ничего важного.

Как работать с почтой?

Учитывая, что современное общение осуществляется посредством электронных каналов, бизнесмену следует знать правила деловой электронной переписки, и здесь все просто:

  1. Почту следует проверять минимум пару раз в день, если она не является основным инструментом в работе бизнеса, и как можно чаще, если от нее многое зависит (в этом случае почтовый клиент должен быть открыт постоянно, причем необходимо настроить уведомления о входящих письмах)
  2. Если важное письмо пришло в разгар не менее важной работы, следует изучить только его тему, чтобы понять, нужно ли будет отвечать срочно. Если окажется, что это важное послание, ради него следует прерваться (это, кстати, поможет не копить массу сообщений, в которых затем будет трудно что-либо понять)
  3. Отправляя письма, следует четко различать опции «Копия» и «Скрытая копия». В первом случае все адресаты видны друг другу, и письма для них отправляются скорее к сведению. Ответа на них ждать необязательно. Во втором случае каждый адресат видит в списке получателей только себя, и именно «Скрытая копия» помогает оформить массовую рассылку с максимальным уважением к каждому собеседнику. Предполагается, что ответ или какая-либо другая предусмотренная реакция на такое письмо последует обязательно

правила деловой переписки

Как писать письма?

В этом случае правила деловой переписки касаются непосредственного составления писем. Важно обратить внимание на:

  1. Тему письма. Она не должна быть пустой – адресат получает множество писем в день, и ему важно вовремя увидеть срочное послание и сразу оценить, насколько быстро на него нужно ответить
  2. Приветствие. Оно должно быть простым и кратким, обычного «Добрый день» будет вполне достаточно
  3. Тональность. Если это деловое письмо, то его нужно составлять, соблюдая все правила деловой электронной переписки. Дружеское послание может быть неформальным, его не обязательно делать строгим и солидным. Аналогичным образом нужно выбирать стиль письма, отвечая на сообщения: формальные потребуют более строгого ответа, дружеские допускают приятельский тон.
  4. Содержание. Деловое письмо должно быть четким. По возможности его следует сделать коротким, неэмоциональным, а в самом тексте следует изложить все важные цифры, факты и данные. Аналогичным образом на послания нужно отвечать. Если, например, в них содержатся конкретные задачи, следует четко и сжато указать, в какие сроки и как они будут выполнены. Возможно, текст будет сухим, но это на самом деле сэкономит время адресата

И, конечно же, важно еще одно правило – даже при очень большой спешке письмо нельзя отправлять, не перечитав. Важно не только проверить орфографию и исправить ошибки, но и заодно убедиться в том, что у получателя не сложится ложного впечатления о чем-либо.

Важные нюансы

Выше были изложены основные правила деловой переписки, и если их не нарушать, уже можно будет добиться успеха. Однако есть и мелкие детали, которые, по возможности, тоже должны быть идеально оформлены. Это:

  1. Вложение – если оно отправляется без предупреждения, его «вес» не должен превышать 2-3 мегабайт. Крупные файлы следует отправлять, только поинтересовавшись у получателя, сможет ли он их принять
  2. Фото – обычные фотографии можно смело прикреплять к письмам, однако если их много или они имеют необычное расширение, их лучше объединить в архив, чтобы избежать блокировки сообщения почтовым сервером
  3. Подпись – она должна быть обязательно, причем следует указать ФИО отправителя, его должность, название компании и основные контакты

И, конечно же, никогда не стоит забывать о том, что рабочая почта – это место исключительно для делового общения. Для личных целей следует завести другой адрес, и если ничто не будет нарушать общей строгой атмосферы в почте, основные правила деловой переписки будет соблюдать проще.

15.03.2014Автор Редактор АлексейРазвитие личных качеств Развитие профессиональных навыков
Управление мотивацией персонала. Методы и проблемыКак вести переговоры. Искусство и умение добиваться результатов

Это может быть интересно

успех
Теория успеха или проснуться за 60 минут
15.01.2019
тенденции на рынке недвижимости
Какие тенденции на рынке недвижимости?
11.06.2014
стратегия и тактика магазина
Стратегия и тактика развития магазина
07.06.2014
навыки управления магазином
Необходимые навыки для директора магазина, что нужно знать.
02.06.2014
какие налоги платит магазин
Какие налоги платит магазин?
29.04.2014
как увеличить продажи в магазине 2
Как увеличить продажи в магазине? Магазин одежды или продуктов, есть ли универсальное средство?
17.04.2014
уволить человека
Как уволить человека с работы
20.03.2014
мотивация персонала
Управление мотивацией персонала. Методы и проблемы
18.03.2014
как вести переговоры
Как вести переговоры. Искусство и умение добиваться результатов
12.03.2014
Выбрать идею для Вашего бизнеса по стоимости:
Идеи для бизнеса до 150 т.р.
Идеи от 150 до 300 т.р.
Идеи от 300 до 600 т.р.
Идеи от 600 до 1 млн.р.
Идеи от 1 млн.р. до 3 млн.р.
Идеи свыше 3 млн.р.
Разделы сайта
  • (8)Бизнес на недвижимости
  • (8)Гостиничный бизнес
  • (8)Как открыть магазин
  • (9)Как открыть свой бизнес
  • (1)Налоги
  • (9)Развитие личных качеств
  • (9)Развитие профессиональных навыков
  • (1)Реклама
  • (9)Ресторанный бизнес
  • (2)Сезонный бизнес
  • (5)Франчайзинг
Интересные бизнес идеи
салон-сотовой-связи1 kvas1 avtomaty-po-prodazhe-gazirovannoj-vody2 электротовары2 aquarium_business1 где открыть столовую magazin-oboev2 sneg kak-otkryt-turagentstvo2 экономный отель myasnaya-lavka открыть азс по франшизе
Свежие записи
  • успех
    Теория успеха или проснуться за 60 минут
    15.01.2019
  • сколько стоит оборудование для мини пекарни
    Сколько стоит оборудование для мини пекарни
    27.03.2017
  • сколько зарабатывает агент по недвижимости
    Сколько зарабатывает агент по недвижимости
    23.03.2017
  • производитель аквариумов_
    Производители аквариумов: зарубежные или российские?
    19.03.2017
  • оборудование для шиномонтажа
    Стоимость шиномонтажного оборудования для открытия или расширения бизнеса
    11.03.2017
Рассказать друзьям
Умные мысли известных людей
Для того чтобы преуспеть в бизнесе, нужен талант необычайный; если же вы обладаете таким талантом, зачем тратить его на бизнес?
И. Липкий
Основной раздел

Бизнес идеи

Последние новости
успех
Теория успеха или проснуться за 60 минут
15.01.2019
сколько стоит оборудование для мини пекарни
Сколько стоит оборудование для мини пекарни
27.03.2017
сколько зарабатывает агент по недвижимости
Сколько зарабатывает агент по недвижимости
23.03.2017
О сайте и сотрудничестве
Уважаемые читатели, подробную информацию о сайте вы можете узнать посетив страницу О нас

Предложить идею

Предложить свою идею вы можете, заполнив контактную форму на той же странице. Мы заинтересованы, чтобы полезных материалов на сайте было больше, так что логично, что это бесплатно
  • Главная
  • Новости портала
  • Идеи для бизнеса
Главное меню