Правила деловой переписки. Как правильно писать?

правила деловой переписки 1 В работе любого бизнесмена есть мелочи, которые зачастую оказываются важнее каких-либо крупных свершений. Одна из таких мелочей – письменное общение с клиентами и партнерами, и только зная правила деловой переписки, предприниматель сможет любое письмо превратить в инструмент достижения своих целей и получения прибыли.

В целом, для работы с почтой предусмотрено всего 10 основных требований, и они помогут не только верно составлять письма, но и правильно работать с ними, не упуская ничего важного.

Как работать с почтой?

Учитывая, что современное общение осуществляется посредством электронных каналов, бизнесмену следует знать правила деловой электронной переписки, и здесь все просто:

Почту следует проверять минимум пару раз в день, если она не является основным инструментом в работе бизнеса, и как можно чаще, если от нее многое зависит (в этом случае почтовый клиент должен быть открыт постоянно, причем необходимо настроить уведомления о входящих письмах)
Если важное письмо пришло в разгар не менее важной работы, следует изучить только его тему, чтобы понять, нужно ли будет отвечать срочно. Если окажется, что это важное послание, ради него следует прерваться (это, кстати, поможет не копить массу сообщений, в которых затем будет трудно что-либо понять)
Отправляя письма, следует четко различать опции «Копия» и «Скрытая копия». В первом случае все адресаты видны друг другу, и письма для них отправляются скорее к сведению. Ответа на них ждать необязательно. Во втором случае каждый адресат видит в списке получателей только себя, и именно «Скрытая копия» помогает оформить массовую рассылку с максимальным уважением к каждому собеседнику. Предполагается, что ответ или какая-либо другая предусмотренная реакция на такое письмо последует обязательно

правила деловой переписки

Как писать письма?

В этом случае правила деловой переписки касаются непосредственного составления писем. Важно обратить внимание на:

Тему письма. Она не должна быть пустой – адресат получает множество писем в день, и ему важно вовремя увидеть срочное послание и сразу оценить, насколько быстро на него нужно ответить
Приветствие. Оно должно быть простым и кратким, обычного «Добрый день» будет вполне достаточно
Тональность. Если это деловое письмо, то его нужно составлять, соблюдая все правила деловой электронной переписки. Дружеское послание может быть неформальным, его не обязательно делать строгим и солидным. Аналогичным образом нужно выбирать стиль письма, отвечая на сообщения: формальные потребуют более строгого ответа, дружеские допускают приятельский тон.
Содержание. Деловое письмо должно быть четким. По возможности его следует сделать коротким, неэмоциональным, а в самом тексте следует изложить все важные цифры, факты и данные. Аналогичным образом на послания нужно отвечать. Если, например, в них содержатся конкретные задачи, следует четко и сжато указать, в какие сроки и как они будут выполнены. Возможно, текст будет сухим, но это на самом деле сэкономит время адресата

И, конечно же, важно еще одно правило – даже при очень большой спешке письмо нельзя отправлять, не перечитав. Важно не только проверить орфографию и исправить ошибки, но и заодно убедиться в том, что у получателя не сложится ложного впечатления о чем-либо.

Важные нюансы

Выше были изложены основные правила деловой переписки, и если их не нарушать, уже можно будет добиться успеха. Однако есть и мелкие детали, которые, по возможности, тоже должны быть идеально оформлены. Это:

Вложение – если оно отправляется без предупреждения, его «вес» не должен превышать 2-3 мегабайт. Крупные файлы следует отправлять, только поинтересовавшись у получателя, сможет ли он их принять
Фото – обычные фотографии можно смело прикреплять к письмам, однако если их много или они имеют необычное расширение, их лучше объединить в архив, чтобы избежать блокировки сообщения почтовым сервером
Подпись – она должна быть обязательно, причем следует указать ФИО отправителя, его должность, название компании и основные контакты

И, конечно же, никогда не стоит забывать о том, что рабочая почта – это место исключительно для делового общения. Для личных целей следует завести другой адрес, и если ничто не будет нарушать общей строгой атмосферы в почте, основные правила деловой переписки будет соблюдать проще.